SOP MARKETING - PROGGRAM LKP ATAU KAMPUS

SOP

a)        MEMBUAT DAN MERENCANAKAN PROGRAM PEMASARAN

A.1 Permohonan Pengajuan Proposal

·            Hal-hal yang perlu dipersiapkan sebelum pengajuan proposal-proposal permohonan presentasi

a.       Persiapan surat permohonan

Contoh surat permohonan : terlampir

b.       Persiapan akomodasi marketing

Penganggaran dana marketing sesuai dengan budgeting yag telah direncanakan

c.        Persiapan transportasi (motor, mobil)

d.       Persiapan surat MOU

Contoh MOU Sekolah : Terlampir

e.        Persiapan profil lembaga

Contoh Profil Sekolah : Terlampir

f.        Membawa daftar sekolah dan bukti konfirmasi

Contoh bukti konfirmasi :

No	HR/TGL	Nama sekolah	Alamat sekolah	Nama Petugas Penerima	No hp CP	Keterangan	Paraf dan stempel
1	Senin 13-01-10	.................	Jl. Sudirman no 13 Kra	(Wakakurikulum)	(0271) ********	Konfirmasi bulan februari
2
3

g.          Penyiapan tim marketing (yang ikut dalam marketing dan loby sekolah)

NB : Point a-f direncanakan 1 (satu) hari sebelum pelaksanaan Marketing

A.2. Konfirmasi permohonan dan penjadwalan presentasi sekolah

·         konfirmasi sekolah dilakukan dengan cara via telepon maupun datang langsung

konfirmasi dengan cara datang langsung  membawa 2 lembar konfirmasi

1. Daftar bukti konfirmasi

2. Membawa daftar sekolah dan hasil konfirmasi

3. bertemu dengan petugas Tata Usaha (TU) untuk menanyakan petugas yang berkompeten dalam penjadwalan presentasi

4. Menyatakan maksud dan kedatangan pengajuan proposal presentasi serta hasil konfirmasi

Contoh daftar hasil konfirmasi seperti berikut :

No	Nama sekolah	Alamat	Proposal	Presensi	Presentasi	No Contact	Konfirmasi	Pelaksanaan
1	Klaten						Tanggal : Waktu : Tempat : Contact : Jml kelas : Aula/kelas :
2	Solo
3	Sukoharjo
4	Karanganyar
5	Wonogiri
6	Sragen
7	Boyolali

3. Pengajuan permohonan presensi siswa kelas 3

4. konfirmasi dan tindak lanjut MOU bilamana diperlukan

·         Konfirmasi dilakukan via telepon

a.       Diikuti dengan standar telepon devisi CSO

b.       Petugas konfirmasi harus petugas yang sama (penanggung jawab konfirmsi) dengan pertimbangan pengaturan penjadwalan presentasi dan pemetaan wilayah untuk presentasi agar lebih teratur.

Contoh :

1.     Konfirmasi pengaturan jadwal presentasi sekolah tidak boleh berbenturan dengan sekolah lain pada jam yang sama terkecuali tim telah tersedia

2.      

Dilakukan untuk menanyakan jadwal waktu dan kesediaan sekolah dalam pengadaan presentasi

Contoh  loby sekolah :

Selamat pagi, siang,  bapak/ibu.

Smk.............................,, ya pak/bu. Kami dari **************, ingin berbicara dengan bapak/ibu bagian kurikulum atas nama :.................... (Bila ya saya sendiri)

Maka jawabannya :

kami dari ***************ingin menanyakan tentang permohonan dan disposisi surat permohonan kami tentang presentasi, seminar atau motivasi  yang kami tawarkan kepada sekolah bapak/ibu untuk siswa kelas 3.

Seperti isian surat permohonan kami bentuk presentasi, motivasi maupun seminar tentang kewirausahaan, ESQ maupun motivasi pra ujian.

Kalau diperkenan waktu presentasi kami 45 menit. Pak di aula atau kelas boleh.../ kami siap.

Kalau ya : kira kira ada waktu kapan ya pak? Jam ? aula atau kelas diarahkan aula...

Kalau besok kami ingin konfirmasi lagi kepada bapak/ibu ? telp ?

Selamat pagi, siang,  bapak/ibu.

Smk.............................,, ya pak/bu. Kami dari **********, ingin berbicara dengan bapak/ibu bagian kurikulum atas nama :.................... (Bila orang lain)

Maka jawabannya : mohon maaf bapak/ibu apakah bapak/ibu berikut................... ada ditempat. Kami dari ********* . ingin menanyakan tetang permohonan presentasi ke sekolah..?

A.3 Membuat Target jumlah prospek sekolah presentasi SMA, SMK, STM

·         Membuat daftar sekolah prioritas utama (SMK), menengah (SMA/MAN) dan belum terlalu (STM)

·         Follow up setelah presentasi dilakukan menyesuaikan kompetensi dan karakter sekolah

Follow up sekolah dapat dilakukan dengan cara :

1.       Sms motivasi

2.       Penyebaran pamflet/leaflet

3.       Penyebaran brosur

4.       Penyebaran kalender, stiker, banner, dll

5.       Penyebaran surat informasi kelulusan masuk ke lembaga **********

6.       jejaring sosial : Facebook, frenster, flixster, yahoo massager  dll

7.       Website, blogger, dll

8.       Membuat event kegiatan lembaga pelibatan sekolah

9.       Pembuatan spanduk, banner, dll

10.    Penawaran diskon kursus, menjadi sponsorsip kegiatan sekolah, dll

11.     

A.4 Meminta presensi siswa tiap kelas 3 antara lain,

permintaan presensi siswa dapat dilakukan saat permohonan pertama kali melakukan kunjungan, dapat pula dilakukan ketika presentasi berlangsung, serta dilakukan pada saat konfirmasi sekolah.

·         Data dapat berupa absensi kelas, daftar keterangan siswa, alamat dll

·         Baik soft maupun hard file

·         Pengarsipan dan pengetikan data hasil presentasi maupun presensi siswa

·         Pengelompokan siswa sesuai dengan program yang diambil dari daftar angket

Contoh daftar angket terlampir :

A.5 Membuat brosur 1 tahun, leaflet, pamflet, dll   

·         Membuat brosur terbaru dan terupdate, kreatir, inovatif dan informatif.

·         Mencari dan mendokumentasikan profil alumni yang telah bekerja baik secara visual gambar maupun audio visual

·         Membuat press release ke media massa, radio, dll

Isian brosur/materi brosur antara lain :

1.       Fasilitas Keunggulan lembaga **********

2.       Program jurusan dan biaya pendidikan serta angsuran

3.       Testimoni siswa dan alumni

4.       Kemitraan dan kerjasama perusahaan, lembaga, instansi dll

5.       Bahasa dan tema brosur (bernilai dan marketable)

Contoh : kuliah langsung kerja ?mana mungkin.....

6.       Foto-foto dokumentasi untuk brosur yang terarah dan menarik

7.       Denah kampus, contact, alamat informsi lembaga

8.       Syarat pendaftaran dan proses pendaftaran, waktu pendaftaran yang jelas

9.       Informasi diskon, hadiah, beasiswa, dll

10.     

A.6 Membuat formulir pendaftaran bagi siswa yang mendaftar di lembaga maupun ditempat presentasi

·         Formulir pendaftaran

·         Alur pendaftaran langsung dan tidak langsung

·         Keseragaman informasi yang terstandar

·         Buku tamu dan pedoman pendaftaran

·         Pembuatan buku induk siswa

·         Review hasil pendaftaran siswa kelembaga yang dilaporkan

·         Evaluasi dan laporan tiap gelombang

1.       Hasil penerima diskon, kost gratis, handpone, laptop, dll

2.       Hasil pendaftar daftar ulang

3.       Hasil pendaftar

·          

A.7 Membuat Spanduk ujian, spanduk meteran, dan banner jalan

·         Format spanduk terstandar baik sponsorsip, kerjasama, informasi, follow up, dll

1.       Format spanduk terlampir

·         Jenis sesuai kebutuhan

A.8 Membuat pemetaan jalan dan sekolah

·         Dimaksudkan untuk memudahkan tim marketing dalam hal kunjungan ke sekolah maupun jalur alternatif kunjungan

·         Mengantisipasi tim marketing baru dalam bekerja

·         Memudahkan dalam Pembagian wilayah kerja

·         Efisiensi biaya, tenaga dan pengetahuan geografi lebih terarah

A.9 Membuat administrasi marketing secara baik dan benar

·         Tertib Administrasi daftar tim marketing

·         Tertib Administrasi daftar sekolah

·         Tertib Administrasi presensi dan presentasi sekolah

·         Tertib Administrasi konfirmasi dan follow up

·         Tertib administrasi dokumentasi dan file data soft maupun hardwere marketing

·         Tertib administrasi proposal-proposal kegiatan, surat menyurat, MOU, dll

·          

-          Membuat surat permohonan presentasi pada bulan juli-agustus

-          Membuat daftar siswa yang kuliah dan bekerja di ********** solo tahun ajaran saat ini

-          Membuat daftar inventarisasi lembaga khusus marketing

-           membuat daftar sekolah, nama sekolah, contac person, no telepon, hp, jabatan, no telp sekolah, alamat sekolah, absensi siswa, presentasi atau belum, apakah surat sudah masuk

-          Mensosialisasikan setiap jadwal presentasi kepada seluruh staff

-          Merekrut dan membina dan training tim marketing

-          Membuat daftar kerjasama atau MOU dengan sekolah, perusahan, maupun instansi

-          Mengupdate semua situs website, facebook, flixser, frenster, blogger, dll

-          Membuat program pembinaan dan motivasi berkala dan tersistem dalam bentuk seminar, outbond, dll

-          Membuat testimoni siswa yang telah bekerja maupun kuliah

-          Mendokumentasikan setiap kegiatan acara

-          Membuat quisioner hasil kegiatan seminar dan presentasi

-          Menguatkan kerjasama dengan kepalasekolah maupun staff sekolah

-          Pemberdayaan  alumni dalam hal presentasi sekolah

b)       MEMBUAT DAN MERENCANAKAN PROGRAM PEMASARAN SHORT COURSE

-          Membuat target jumlah tempat pembagian brosur paket short course

-          Membuat target siswa paketan short course tiap bulannya ber koordinasi dengan departemen terkait

-          Membuat brosur short course , leaflet, pamflet, dll

-          Membuat stiker

-          Membuat quisioner siswa kursus

-          Membuat formulir pendaftaran bagi siswa yang mendaftar di lembaga

-          Membuat spanduk, spanduk meteran, dan banner jalan

-          Membuat wilayah penyebaran brosur dan target sasaran peserta kursus

-          Membuat administrasi marketing secara baik dan benar  untuk short course

-          Membuat arsip daftar siswa yang kursus di ********** solo tahun ajaran saat ini

-          membuat daftar sekolah, nama sekolah, contac person, no telepon, hp, jabatan, no telp sekolah, alamat sekolah, absensi siswa, presentasi atau belum, apakah surat sudah masuk

-          Mensosialisasikan setiap jadwal presentasi kepada seluruh staff

-          Merekrut dan membina dan training tim marketing

-          Membuat daftar kerjasama atau MOU dengan sekolah, perusahan, maupun instansi dalam peningkatan omset lembaga

-          Mengupdate semua situs website, facebook, flixser, frenster, blogger, dll

-          Membuat program pembinaan dan motivasi berkala dan tersistem dalam bentuk seminar, outbond, dll bagi Fo dan manajemen

-          Membuat testimoni siswa yang telah kursus dan pelayanan lembaga

-          Mendokumentasikan setiap kegiatan acara

-          Membuat evaluasi presentasi bulan-bulan rame kursus dan sepi kursus

-          Membuat event yang menarik dengan bekerjasama dengan instansi, perusahaan, dll

-          Membuat agenda pelaksanaan penyebaran brosur

-          Membuat agenda pelaksanaan evaluasi, rapat, dan koordinasi yang intensi dengan seluruh departemen.

c)       MEMBUAT DAN MERENCANAKAN PROGRAM PEMASARAN BKK (BURSA KERJA KHUSUS)

-          Melakukan evaluasi program kerjasama dengan perusahaan

-          Mencetak kandidat terbaik dari lembaga sesuai pangsa pasar dunia kerja

-          Menjalin kerjasama dengan semua instansi, lembaga, swasta maupun negeri, kecil dan besar serta pemerintah, perusahaan, dll

-          Menyalurkan siswa dengan target 100 % kerja

-          Mencetak dan menyiapkan siswa berorientasi usaha dan kerja

-          Berkoordinasi dengan semua departemen dalam hal penyiapan kompetensi siswa

-          Membuka jalinan komunikasi yang intensif dengan perusahaan, lembaga, mupun instansi

-          Membuat inovasi dan pembaharuan dalam hal silabus, kurikulum dan rpp sesuai dengan dudi

-          Membuat standart siswa kerja

-          Membuat daftar contoh surat lamaran, cv, dll

-          Mengadakan sosialisasi test interview dan persiapan wawancara

-          Membuat testimoni siswa bekerja

-          Membuat anggaran belanja tiap tahunnya